Datenschutzerklärung für die Verarbeitung von Daten durch Vitalis Seniorendienst GmbH gemäß DSGVO und BDSG.

Datum der letzten Aktualisierung: 09.09.2025

 

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten von Besuchern unserer Web-Site, von Interessenten an unseren Dienstleistungen und von Kunden, von unseren Partnern und von Bewerbern durch die Vitalis Seniorendienst GmbH (im Folgenden als “wir”, “uns” oder “das Unternehmen” bezeichnet). Die Nutzungsbedingungen werden im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen (DSGVO und BDSG) von uns erstellt und angewendet. Im Falle der Änderung rechtlicher Anforderungen wird diese Datenschutzerklärung aktualisiert. 

Mit Nutzung unserer Web-Site, unserer E-Mail-Adresse, der Unterzeichnung Ihres Vertrags mit uns als Kunde, mit Zusendung Ihrer Bewerbung an uns oder telefonischer und schriftlicher Anfragen an uns, setzen wir Ihre Zustimmung voraus, zu diesen Bedingungen mit uns Ihre Daten zu teilen und dass Sie uns die gesetzesgemäße Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ermöglichen, entweder durch Zustimmung (DSGVO Art. 6 (1) a) und Art. 7 Abs. 1) oder durch Anerkennung unseres berechtigten Interesses (DSGVO Art.6 (1) b) bis f)) oder weiterer gesetzlich geregelter Anforderung z.B. aufgrund Aufbewahrungsfristen im Geschäfts- oder Rechtsverkehr, etc.. 

2. Verantwortlicher

Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO (Art. 4 Nr. 7) ist unsere Gesellschaft:

Vitalis Seniorendienst GmbH, Carl-Zeiss-Ring 15a, 85737 Ismaning, www.vitalis-seniorendienst.de/

Der Verantwortliche sorgt dafür, das personenbezogene Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden, soweit das möglich ist, und informiert betroffene Personen über die Verarbeitung ihrer Daten.

Eine Verpflichtung zur offiziellen Bestellung eines Datenschutzbeauftragten besteht nicht (DSGVO, Erwägungsgrund 91). 

Kontakt: Ihre Anliegen (u.a. Auskunft, Änderung, Löschung) bezüglich der Durchsetzung Ihrer Rechte nach DSGVO und zu weiteren Datenschutzthemen richten Sie bitte an folgende Adresse: datenschutz@vitalis-seniorendienst.de

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken: Vertragsanbahnung und -erfüllung, Kundenverwaltung und Mitarbeiterdisposition, Abrechnung, Kommunikation, Verbesserung unseres Web-Auftritts.

Empfänger von personenbezogenen Daten können sein:

• Unsere Mitarbeiter inklusive freier Mitarbeiter

• Unser Steuerberater und deren Auftragsdatenverarbeiter, Rechtsberater.

• Unsere SaaS-Lieferanten für Web-Site (goneo, WIX, und deren Kooperationspartner). Dabei kann eine Weitergabe außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO stattfinden. Die Datensicherheit wird dann sichergestellt in Drittländer aufgrund Standardvertragsklauseln (finden Anwendung, wenn die Daten außerhalb EU, UK, CH weitergegeben werden) oder Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission.

• Unser SaaS-Lieferant für die CRM- und Dispositions-Software (Zapf Systemhaus GmbH)

3.Betroffene Personen

Wenn personenbezogene Daten einer Person verarbeitet werden, dann spricht die DSGVO von „betroffene Person“. Wir sagen hier u.a.  „Sie“, „Ihnen“, „Ihre“ etc. wenn wir eine betroffene Person meinen.

Wir stehen für Transparenz nach DSGVO (Art. 12), weshalb wir Ihnen hier Details der Datenverarbeitung darlegen und Kontaktaufnahmemöglichkeiten insbesondere zu unseren Vertragspartnern im SaaS-Bereich aufzeigen.

 

4.Nutzung unserer Web-Site und E-Mail

Wenn Sie die web-site  https://www.vitalis-seniorendienst.de , eine der Unterseiten nutzen oder uns eine E-Mail schreiben, dann werden Ihre Daten von unserem Web-Site-, Web-Space- und E-Mail-Provider verarbeitet. 

Verwendungszwe >Um Ihren Vertrag mit uns zu erfüllen

• Um relevante rechtliche oder behördliche Verpflichtungen erfüllen zu können

• Um rechtmäßige Interessen und Geschäftszwecke zu unterstützen (z.B. Optimierung der technischen Dienste zwecks Aufrechterhaltung der Funktion, Effektivität, Identifizierung technischer Probleme)

Wir nutzen die Besucherdaten anonymisiert und aggregiert in Berichten und in grafischen Darstellungen, um 

• nachvollziehen zu können, welche die beliebtesten Seiten unseres Web-Auftritts sind, 

• um die Besucherzahlen agglomeriert kennen zu lernen, 

• Um Anhaltspunkte zu haben, welche Inhalte interessant sind für Web-Site-Besucher und um die Gestaltung unseres Web-Auftritts zu optimieren

• Um nachvollziehen zu können, aus welcher geografischen Region Site-Besucher auf unsere Web-Site zugreifen.

Cookie-Banner und Einwilligungsmanagement (DSGVO Art. 7, Art. 6 Abs. 1 lit. a, TTDSG § 25)

Beim Besuch unserer Website werden Cookies verwendet. Einige sind technisch notwendig, andere dienen der Analyse und Optimierung. Vor der Speicherung nicht notwendiger Cookies holen wir Ihre Einwilligung über ein Consent-Banner ein. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ändern oder widerrufen.

Unser Consent-Banner sieht wie folgt aus: „Unsere Website verwendet Cookies, um ein verbessertes Nutzererlebnis zu bieten. Per Klick auf „Zustimmen“ erkläre ich mich mit der Verwendung von Cookies einverstanden.<LINK Datenschutzerklärung>“

Ihre Auswahlmöglichkeiten sehen wie folgt aus:

• Unbedingt erforderliche Cookies =Technisch notwendige Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Diese Cookies werden für grundlegende Funktionen wie Sicherheit, Identitätsprüfung und Netzwerkmanagement benötigt. Sie können daher nicht deaktiviert werden.

Und Sie können den Optionalen Trackingdaten  (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO + TTDSG § 25) zustimmen:

• Marketing-Cookies (optional)

Diese Cookies werden verwendet, um die Effektivität von Werbung zu messen, einen personalisierten Service zu bieten und Werbeanzeigen an Besucherbedürfnisse anzupassen.

• Funktionale Cookies (optional)

Diese Cookies werden verwendet, um Nutzerangaben zu speichern und ein verbessertes und personalisiertes Nutzererlebnis anzubieten.

• Analytics-Cookies (optional)

Diese Cookies werden verwendet, um zu verstehen, wie Besucher mit unserer Website interagieren, um Fehler zu entdecken und verbesserte Analysedaten zu bieten.

 

 

Auftragsverarbeiter

Wir hosten unsere Website und E-Mail-Adressen bei:

goneo Internet GmbH, Dresdener Straße 18, 32423 Minden, Tel.: 05 71 / 783 44 44 (Mo-Fr 9.00-18.00 Uhr), Fax: 0571 / 783 44 99, www.goneo.de  

die Datenschutzerklärung von geneo Internet GmbH ist unter folgender URL abrufbar: https://www.goneo.de/hilfe_kontakt/datenschutz.html

Der Datenschutzbeauftragte der goneo Internet GmbH ist unter folgender Adresse zu erreichen: E-Mail: dsb@goneo.de

 

Wir verwenden Software-as-a-Service (SaaS) von Wix.Com LTD., Israel, für die Erstellung unserer Web-Site und für E-Mail-Kontakte, die Besucher zu uns aufbauen wollen. 

WIX ist ein in den USA an der NASDAQ (Ticker: WIX) registriertes und gelistetes Unternehmen.

Verantwortlicher: 

WIX.COM LTD., 5 Yunitsman St., Tel Aviv, 6936025 Israel

CEO: Avishai Abrahami

SEC contact Person in the USA: Naama Kaenan, Adv.
General Counsel, Telephone: +972 (3) 545-4900, E-mail: naamak@wix.com

Für die Nennung nach DSGVO (Art 27), wird als Verantwortlicher und Kontakt von WIX in der EU folgendes Unternehmen genannt: 

• Wix Online Platforms Limited, 1 Grant’s Row, Dublin 2 D02HX96, Ireland; 

Datenschutzbeauftragter (Data Protection Officer): Zur Klärung von Fragen bezüglich Datenschutzrichtlinien oder zur Anwendung seiner Rechte nach DSGVO kann sich jeder Betroffen an das Team des Datenschutzbeauftragten unter folgender Adresse wenden: dpo@wix.com. 

Auch schriftlich können Sie sich per Brief zu Datenschutzthemen an folgende Stellen von Wix wenden:

• Wix.com Ltd.: Yunitsman 5 St, Tel Aviv, Israel; oder 

• Wix.com, Inc.: 100 Gansevoort Street, New York, NY 10014.

 

Erhebung und Zweck der Verarbeitung: 

Mit der Nutzung der Web-Site verbunden ist die Erhebung von Daten, die zur Messung der Besucherfrequenz unserer Web-Site sowie der Analyse der Clickstreams dienen, der Verbesserung des Services und zur Optimierung der Gestaltung unserer Web-Site verwendet werden.

Erhobene Daten / Kategorien erhobener Daten:

Aggregierte personenbezogene Nutzungsdaten, beispielsweise Browsing- und „Clickstream“-Aktivitäten von Besuchern und Nutzern auf den Diensten Sitzungs-Heatmaps und Scrolls, nicht identifizierende personenbezogene Daten des Besuchers oder Nutzers bzgl. Gerät, Betriebssystem, Internetbrowser, Bildschirmauflösung, Sprach- und Tastatureinstellungen, Internetdienstanbieter, Verweis- und Ausstiegsseiten, Datum-/Zeitstempel usw.

Kombination mit Daten aus dritten Quellen:

WIX kann personenbezogene Daten über Sie von Drittquellen erhalten, wie z. B. i) Sicherheitsdienstleister, Betrugserkennungs- und -präventionsdienstleister, die WIX beispielsweise helfen, Nutzer, die mit Betrug in Verbindung gebracht werden, herauszufiltern, ii) Social-Media-Plattformen, wenn Sie sich über Ihren Social-Media-Account einloggen oder anmelden, erhält WiX ggf. personenbezogene Daten von diesem Dienst (z. B. Ihren Nutzernamen, wesentliche personenbezogene Daten aus Ihrem Profil) und in einigen Fällen kann WIX personenbezogene Daten von Anbietern für Lead Enhancement erhalten, die WIX helfen, sein Serviceangebot zu verbessern, iii) Werbe- und Marketingpartner, um WIX-Werbekampagnen zu überwachen, zu verwalten und zu bewerten.

Automatische Entscheidungsfindung (Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO)

WIX kann Techniken wie „maschinelles Lernen“ (im europäischen Recht wird dies als „automatisierte Entscheidungsfindung“ bezeichnet) einsetzen, um seine Dienste zu verbessern. Wenn WIX maschinelles Lernen einsetzt, ist entweder (i) immer noch ein Mensch in den Prozess involviert (und somit ist der Prozess nicht vollständig automatisiert) oder (ii) WIX nutzen maschinelles Lernen auf eine Art und Weise, die keine erheblichen Auswirkungen auf den Datenschutz hat (z. B. die Neuanordnung von Anwendungen, die angezeigt werden, wenn Sie den App-Markt von Wix besuchen). WIX kann zudem maschinelles Lernen nutzen, um Konten zu überwachen, zu identifizieren und zu sperren, die Spam-Mails versenden oder an anderen missbräuchlichen oder betrügerischen Aktivitäten beteiligt sind.

Weitergabe von Daten

WIX kann personenbezogene Daten an Dienstleister und Dritte, weitergeben oder ihnen anderweitig Zugriff darauf ermöglichen, wie z.B.

• Drittanbieter, die Dienste und Lösungen ergänzen, erleichtern, verbessern. Dazu gehören Hosting- und Server-Co-Location-Dienste, Kommunikations- und Content-Delivery-Networks (CDNs), Daten- und Cyber-Sicherheitsdienste, Rechnungsstellungs- und Zahlungsabwicklungsdienste, Verantwortliche für die Registrierung von Domainnamen, Betrugserkennungs- und -präventionsdienstleister, Dienste für Web-Analytics, E-Mail-Verteilungs- und -überwachungsdienste, Dienste für Sitzungsaufzeichnungen, Fernzugriff und Leistungsmessung, Datenoptimierungs- und Marketing-Dienste, Inhaltsanbieter sowie unsere Rechts- und Finanzberater (zusammen: „Drittanbieter“).  WIX stellt sicher, dass die Daten nicht zum Training von KI genutzt werden.

• Behörden: zur Rechtsdurchsetzung, aufgrund behördlicher Aufforderungen und Pflichten, können Daten an diese Stellen weitergegeben werden.

• Verbundenen Unternehmen: Datenweitergabe sowohl an Tochtergesellschaften als auch an eine Oberfirma, die WIX möglicherweise einmal übernimmt, ist möglich. 

• Auf Ihre Anweisung hin: Die Dienste von Wix ermöglichen es WIX, über verschiedene Methoden verschiedene Dienste, Produkte und Tools von Dritten zur Verbesserung der Web- oder Mobilseiten in Anspruch zu nehmen und zu beschaffen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Anwendungen und Widgets, die Ihnen von Dritten über die Website von Wix (einschließlich des App-Markts von Wix) angeboten werden, Anbieter von E-Commerce-Zahlungen, Drittanbieter-Designern, die WIX bei seiner Website behilflich sein können, usw. (zusammenfassend als „Dienste Dritter“ bezeichnet). Wenn WIX sich dafür entscheidet, mit solchen Drittanbietern zusammenzuarbeiten, können diese Zugang zu den personenbezogenen Daten von Ihnen, unseren Nutzern haben und diese verarbeiten, welche über unsere Website oder unsere mobilen Websites gesammelt wurden.

WIX stütz sich bei der Weitergabe von Daten in Drittländer auf Standardvertragsklauseln (finden Anwendung, wenn die Daten außerhalb EU, UK, CH weitergegeben werden) oder Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission. Nicht aber auf das Datenschutzschild als Mechanismus für die Übermittlung von durch die DSGVO geregelten personenbezogenen Daten obwohl eine Zertifizierung zum Datenschutzschild vorliegt. Mehr dazu unter https://de.wix.com/about/privacy Punkt 5.4 .Datenschutzschild-Zertifizierung

Die Datenschutzerklärung von Wix.Com LTD. Ist unter folgender Adresse einsehbar: https://de.wix.com/about/privacy

 

Gemeinsam Verantwortliche

Darüber hinaus informiert Wix unter der folgenden Adresse über den Datenschutz von Endkunden (Web-site-Besuchern), die in diesem Dokument „Nutzern von Nutzer“ genannt werden. Wir sind die Nutzer der Leistungen von WIX und der Web-site-Besucher ist ein Nutzer von unserem Web-Content auf WIX-Technologiebasis im SaaS, also ein „Nutzer vom Nutzer“. https://de.wix.com/about/privacy-dpa-users . 

Dieses Dokument entspricht der Vereinbarung zwischen uns und WIX nach DSGVO Art.26 und einer Darstellung der gemeinsamen Verantwortung nach DSGVO Art. 26, wenn wir beide beeinflussen, für welche Zwecke Daten verarbeitet werden (z.B. Tracking und Clickstream von Besuchern auf unserer Website) und welche Mittel der Datenverarbeitung (z.B. Cookies, etc.) wir nutzen. 

Hier ist auch eine Liste der Unterauftragnehmer von WIX verfügbar, deren Technologie WiX für einige technische Leistungen nutzt: https://support.wix.com/de/article/liste-der-unterauftragsverarbeiter-von-wix

WiX ist in diesem Zusammenhang für die Nutzung der technischen Daten aus dem Tracking verantwortlich, um z.B. den Zweck zu erfüllen, eine technisch einwandfreie Funktion ihrer Software zu gewährleisten und evtl. Fehler zu finden.

Wir sind in diesem Zusammenhang verantwortlich für die Nutzung der aggregierten Nutzerdaten in Click-Stream-Bilder, Statistiken über Herkunft von Web-Site-Besuchern und Häufigkeit, Absprung-Site etc.

 

Kontakt zu WIX

 

Fragen zum Datenschutz an WiX können unter privacy@wix.com gestellt werden.

 

 

5.Datenverarbeitung zur Durchführung unserer Dienstleistungen

Datenerhebung und Zweck

Im Rahmen der Prozesse zum Zweck der Durchführung unserer Dienstleistungen erheben wird personenbezogene Daten von Interessenten, Kunden, Bewerbern, Mitarbeitern, freien Mitarbeitern (Kooperationspartnern).

Diese Daten(Kategorien) können sein:

• Nachname, Vorname

• Adresse

• Telefonnummern

• E-Mail-Adressen

• Web-Site-Adressen

• Zeitstempel für Dienstleistungen

• IP-Adressen bei Kommunikation mit der Komda-Anwendung, auf PC oder auf Mobil-Geräten

• Nicht bei allen Kunden, also fallweise: Pflegegrad 

  • zwecks Beantragung von Leistung/Abrechnung mit Kassen (Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Gesundheitsversorgung)

  • zwecks geeignetem Umgang des Betreuers mit dem Kunden  (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) oder Einwilligung (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. a)

• Unterschrift (z.B. unter Verträge)

 

Wir speichern diese Daten auf einem oder mehreren Systemen wie folgt:

• Auf unseren PCs im E-Mail-Eingang und Ausgang

• Im EDV-System Komda, das als SaaS (Software as a Service) läuft. 

• Auf Mobiltelefonen und Tablets unserer Mitarbeiter, die E-Mail-Browser und die Komda-Mobil-Lösung nutzen

• Verträge legen wir in digitaler Form (z.B. PDF) oder in Papierform ab.

Die Komda-Lösung wird betrieben von unserem Auftragsdatenverarbeiter:

Zapf Systemhaus GmbH, Am Patentbusch 5, 26125 Oldenburg.

Die Datenschutzerklärung von Zapf Systemhaus GmbH finden Sie hier: https://komda-software.de/datenschutz/?

Fragen zum Datenschutz können an info@komda-software.de gerichtet werden.

Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen uns und Zapf Systemhaus GmbH.

 

6.Aufbewahrungsdauer

Ihre Daten werden für die Dauer der jeweiligen Prozesse aufbewahrt z.B. für Personal-Auswahl und -Disposition, Kunden-Anbahnung und -betreuung und Stellenbesetzung. 

Nach Abschluss der Prozesse werden Ihre Daten anonymisiert oder für die weitere Kundenbetreuung bzw. Kandidatenbetreuung als Kontaktdaten mit den dafür nötigen Informationen weitergepflegt.

Grundsätzlich würden wir personenbezogene Daten z.B. von unseren Kunden nach 10 Jahren wegen Auslauf der Aufbewahrungsfrist für Rechnungen aus Pflichten gegenüber dem Finanzamt löschen (gem. § 147 AO). Siehe auch die Hinweise zu Löschung.

Bewerberdaten bewahren wir bis zur Besetzung der Stelle auf, spätestens 6 Monate danach, wenn der Vorgang abgeschlossen ist, löschen wir sie (§ 61b ArbGG i.V.m. § 15 AGG). Wenn uns der Bewerber eine längere Aufbewahrung für zukünftige Stellenausschreibungen durch Einwilligung erlaubt, verlängert sich diese Frist um die Frist, zu der eingewilligt wurde.

Vertragsdaten heben wir grundsätzlich über 6 bzw. 10 Jahre auf entsprechend §§ 257 HGB, 147 AO.

Weitere Aufbewahrungsfristen sind in unserem Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) vermerkt, das wir nach Art. 30 DSGVO führen.

 

 

7.Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten ganz widersprechen. Für die Ausübung dieser Rechte oder für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte unter datenschutz@vitalis-seniorendienst.de .

Sie haben folgende Rechte im Einzelnen:

Auskunft (DSGVO Art. 15)

Berichtigung (DSGVO Art. 16)

Löschung (DSGVO Art. 17)

Einschränkung (DSGVO Art. 18)

Datenübertragbarkeit (DSGVO Art. 20)

Widerspruch (DSGVO Art. 21)

Widerruf (DSGVO Art. 7 Abs. 3)

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (DSGVO Art. 77)

 

Einwilligung

Mit Einreichen Ihrer Bewerbung oder Bereitstellung von Interessenten- oder Kundendaten stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß diesen Nutzungsbedingungen direkt oder indirekt zu, denn die Angabe Ihrer Kontaktdaten ist erforderlich, um Ihre Anfragen zu bearbeiten. 

Rechtsgrundlage ist z.B. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) oder lit. f (berechtigtes Interesse, z. B. zur Kommunikation).

• unser berechtigtes Interesse DSGVO Art., mit Ihnen z.B. die Kundenbeziehung aufzubauen oder ein Beschäftigungsverhältnis einzugehen, wenn Sie sich per E-Mail bei uns melden; 

• oder Ihre ausdrückliche Einwilligung im Rahmen eines Vertrags mit uns, wenn sie unsere Dienstleistung nutzen wollen. 

Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Ein Widerruf kann jedoch dazu führen, dass z.B. Ihre Bewerbung oder Ihre Kundenanfrage nicht weiterbearbeitet werden kann.

Löschung/Löschverlangen

Auch nach einem Löschverlangen können bestimmte gesetzliche Vorschriften uns verpflichten, gewisse personenbezogene Daten aufzubewahren. Z.B. zwecks Nachweises für Ämter, Behörden, u.a. gibt es eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Rechnungen.

Automatisierte Entscheidung /Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling Ihrer Daten findet durch uns nicht statt.

WIX kann maschinelles Lernen einsetzen, aber ohne relevante Auswirkung auf unsere Kunden. 

 

8.Kontakt zur zuständigen Behörde

Sie können sich zum Datenschutz jederzeit an die für uns zuständige Behörde wenden, den zuständigen Datenschutzbeauftragten des Landes Bayern:

Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz (BayLfD)

Wagmüllerstraße 18, 80538 München

 

Postfach 22 12 19, 80502 München

poststelle@datenschutz-bayern.de